Zie jij complex agendabeheer als een leuke puzzel en haal je voldoening uit het ondersteunen van bestuurders en directie? Als managementassistent bestuur bij de Gemeente Weert ben jij de schakel die alles soepel laat verlopen. Of het nu gaat om het plannen van vergaderingen, het afhandelen van verzoeken of het aannemen van de telefoon, jij zorgt ervoor dat onze bestuurders en directieleden volledig ontzorgd worden. Is dit iets voor jou? Lees dan verder en ontdek hoe jij het verschil kunt maken!

We doen het samen!

Als managementassistent bestuur werk je in een team van 4 collega’s. Samen ondersteunen jullie het college van burgemeester en wethouders en de directie. Jullie vertrouwen op elkaar en zorgen samen dat alles soepel verloopt, van agendabeheer tot administratieve en secretariële taken. Binnen het team is elke secretaresse gekoppeld aan meerdere bestuurders of directieleden, maar bij afwezigheid vervang je elkaar uiteraard. 

Verder maak je onderdeel uit van het team van het bestuur- en managementsecretariaat. Het bestuurssecretariaat is er voor het bestuur en de directie; het managementsecretariaat voor het management. Je bent onderdeel van de afdeling Concernstaf waar onder andere de teams Communicatie en HR  toe behoren. Je werkt daarnaast nauw samen met het kabinet (de ondersteuning van het college bij representatieve en protocollaire zaken) en de directiesecretaris.

Jij maakt het verschil door:

• Als secretariële rechterhand van bestuurders en directieleden deadlines en prioriteiten te bewaken.
• Het eerste aanspreekpunt te zijn voor interne en externe contacten van de bestuurders en directieleden.
• Complex agendabeheer uit te voeren en keuzes te maken in prioriteiten en planning.  
• Inkomende post en e-mail te verwerken en waar mogelijk deze zelfstandig te behandelen, of aan de bestuurders voor te leggen en vertrouwelijk te behandelen.
• Vergaderstukken (laten) voorbereiden, te coördineren en in de systemen te plaatsen.
• Administratief te ondersteunen in het bestuurlijk besluitvormingsproces, zowel in de voorbereiding als in de nazorg. 

Dit bieden wij jou: 

Bij de gemeente Weert is het goed geregeld, want het gaat om Weert én om jou. Jij krijgt hier echt de mogelijkheid om je te ontwikkelen en verantwoordelijkheid te nemen. Er is volop ruimte voor eigen initiatief en vrijheid om het eigen werk in te delen en vorm te geven. Wij stimuleren interne groeimogelijkheden en door onze diversiteit aan functies zijn er volop kansen om te groeien! Je wordt hier gewaardeerd en jij kan hier écht iets voor elkaar krijgen voor de inwoners van de gemeente Weert.

Bovendien:

• Bieden we je een arbeidsovereenkomst van 1 jaar met de intentie van een vaste baan.
• Ontvang je een aantrekkelijk salaris in functieschaal 7 minimaal € 2700,- tot een maximum van € 3831,- bruto per maand op basis van een 36-urige werkweek.
• Krijg je 144 verlofuren + 57,6 bovenwettelijke vakantie uren per kalenderjaar op basis van een 36-urige werkweek;
• Bouw je een Individueel Keuzebudget (IKB) op ter waarde van 17,05% van het salaris. Dit varieert in jouw geval van € 460,- tot € 653,- bruto, per maand op basis van een 36-urige werkweek. Dit budget kun je laten uitbetalen, gebruiken om extra verlof te kopen of inzetten voor een opleiding.
• Ontvang je jaarlijks een extra bijdrage in het IKB van €210,- bruto op fulltime basis.
• Werk je samen met je collega’s in een inspirerende, ruimtelijke omgeving, in ons mooie stadhuis.
• Zijn we in meerdere opzichten bereid te investeren in je verdere ontwikkeling.
• Stimuleren wij werkgeluk met een goede werk-privé balans en bieden we flexibele werktijden met de mogelijkheid om hybride te werken. Hiervoor ontvang je een vergoeding van €3,00 netto per dag op de dagen dat je thuis werkt.
• Bieden wij een gunstige regeling voor de vergoeding van de reiskosten woon-werk verkeer; een kilometervergoeding à €0,23 netto per kilometer ongeacht vervoer, óf een vergoeding voor openbaar vervoer, bestaande uit een vergoeding voor een dagkaart (op basis van 2e klas).
• Kun je gebruik maken van veel andere voordelen zoals: een interessante betaalde ouderschapsverlof regeling, jaarlijkse tegemoetkoming in de zorgverzekeringskosten en een tegemoetkoming in de arbeidsongeschiktheidsverzekering.

 Hoe ziet een werkdag eruit?

“Je start je laptop op en in je mail staan een heleboel verzoeken van collega’s en externe partijen die een afspraak willen met de bestuurders of de directieleden. Je gaat elke keer weer op zoek naar een gaatje in hun agenda’s. Je zorgt er ook voor dat een vergaderplek en andere faciliteiten zijn geregeld, zodat een bestuurder of directielid zich op de afspraak kan richten. Ondertussen komt een bestuurder of directielid even binnengelopen, die een aantal verzoeken heeft of gewoon even wil vragen hoe het met je gaat. Besef dat de bestuurders en directieleden ontzettend veel afspraken hebben, en dat je veruit het meeste van je tijd bezig bent met het inplannen of wijzigen van afspraken. Terwijl de verzoeken via de mail of bij je werkplek binnenkomen, moet je er ook voor zorgen dat de vergaderstukken voor de bestuurders en directie zijn aangeleverd, in het goede systeem zijn geplaatst en dat besluiten goed verwerkt worden. Met de directiesecretaris heb je een afspraak waarin je controleert of de agenda voor de vergadering van het college van burgemeester en wethouders compleet is en verstuurd mag worden. Je schiet nog even de voorbijlopende bestuurder of het directielid aan, om zaken af te stemmen zodat ook jij weer door kunt met het regelen van afspraken. Tussendoor probeer je je acties nog af te werken die je aan het begin van de dag op je lijstje had staan. Goed om te weten is dat je als managementassistent bestuur in Weert niet aansluit bij vergaderingen en dat je ook niet notuleert; je bent dus vooral bezig om elke dag een complexe puzzel op te lossen”.   

We willen je graag leren kennen als jij:

Het hoofd koel houdt, zelfs in drukke tijden. Je werkt secuur, stelt prioriteiten en zorgt voor rust in de agenda's van de bestuurders. Met jouw oog voor detail en het vermogen om verbanden te leggen tussen e-mails, agenda's en acties, verloopt alles soepel. Je bent proactief en lost uitdagingen op voordat ze problemen worden. Je weet goed aan te voelen wat een bestuurder of directielid nodig heeft. Daarnaast communiceer je representatief en assertief, met gevoel voor bestuurlijke en politieke verhoudingen. Je weet hoe je moet functioneren in een omgeving met veel vertrouwelijke informatie. Systemen kun je snel eigen maken.  

Het is helemaal fijn als jij:

• MBO werk- en denkniveau hebt, bij voorkeur met een opleiding of cursus in een secretariële of administratieve richting.
• Aantoonbare werkervaring hebt in een vergelijkbare functie en/of binnen een bestuurssecretariaat.
• De Nederlandse taal uitstekend beheerst, zowel mondeling als schriftelijk, en bij voorkeur ook basiskennis hebt van Engels of Duits.
• Zelfstandig kunt werken, snel schakelt en goed prioriteiten kunt stellen in een dynamische omgeving.
• Je flexibel bent in de uren en dagen die je kunt werken. Het is belangrijk dat je in roulatie op vrijdag beschikbaar bent.

Krijg jij het voor elkaar?

Ben je enthousiast en heb je zin in deze functie? Deel jouw enthousiasme met ons! Reageren op deze vacature kan tot en met zondag 4 mei. Uiterlijk vrijdag 9 mei hoor je over het vervolg, bijvoorbeeld een uitnodiging voor een sollicitatiegesprek.  

Voor vragen over de functie of alvast informeel contact leggen, kun je contact opnemen met Remco van Dooren, afdelingshoofd Concernstaf, via 06-38945137

Na invulling van de functie worden jouw gegevens 4 weken bewaard en daarna geanonimiseerd. Wil je graag dat jouw gegevens langer zichtbaar zijn? Na het sollicitatieproces kun je aangeven dat je akkoord gaat om jouw gegevens 1 jaar te bewaren.

Een assessment, Profile Dynamics-analyse en/of online onderzoek (zoals via sociale media) kunnen mogelijk onderdeel zijn van de sollicitatieprocedure.